Webdesign-Briefing: Klären Sie Ihren Projektplan

Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen zu Zielen, Seiten, Inhalten und Freigaben, um den Umfang Ihres Website-Projekts bereits vor der Angebotsphase zu klären. Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie beim Erstellen eines Briefings die Verantwortlichkeiten im Team und technische Abhängigkeiten organisieren.

Bei einem Website-Projekt lassen sich Kosten und Zeitplan häufig schon vor dem ersten Designentwurf klären. Erstellen Sie dafür vor der Angebotsanfrage ein praxisorientiertes Webdesign-Briefing.

Dieses Dokument führt Ihre Ziele, Rahmenbedingungen und die Verantwortlichkeiten im Team in einem gemeinsamen Rahmen zusammen. Die Agentur erstellt ihr Angebot auf Grundlage eines konkreten Leistungsumfangs statt anhand von Annahmen.

Ein gutes Briefing ist kein langer Text, der das Design beschreibt. Es ist ein Dokument mit Projektentscheidungen, das die richtigen Fragen beantwortet.

Andernfalls entstehen aus derselben Projektbeschreibung unterschiedliche Erwartungen. Das erschwert den Vergleich von Angeboten und die Steuerung des Zeitplans.

Warum verbessert ein Webdesign-Briefing den Angebotsprozess?

Eine Agentur kann allein anhand der Seitenzahl keinen fundierten Projektplan erstellen. Formularfelder, Sprachoptionen, Berechtigungen, Inhalte und Integrationen beeinflussen den Arbeitsaufwand unmittelbar.

Das Briefing macht diese Details von Anfang an sichtbar. So können Sie bei verschiedenen Angeboten denselben Leistungsumfang, dieselben Liefergegenstände und dieselben Annahmen vergleichen.

Die Anforderung „Produktkatalog“ beschreibt beispielsweise nicht nur Produktseiten. Sie kann auch Filter, technische Dokumente, ein Angebotsformular, Verwaltungsberechtigungen und die Eingabe von Inhalten umfassen.

• Definiert das Geschäftsziel des Projekts und die wichtigste Conversion.
• Macht unnötige Anforderungen frühzeitig sichtbar.
• Berücksichtigt Verzögerungen bei der Bereitstellung von Inhalten im Projektzeitplan.
• Grenzt klar ab, welche Leistungen nicht im Angebot enthalten sind.

Trennen Sie die für die erste veröffentlichte Version zwingend erforderlichen Aufgaben von Ideen, die Sie auf eine zweite Phase verschieben. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, Budget und Zeitbedarf realistischer zu planen.

Ein Briefing ersetzt keinen Vertrag. Es hilft den Teams jedoch, den vertraglichen Leistungsumfang klarer festzulegen.

Halten Sie zuerst das Geschäftsziel und die Aufgabe der Besucher fest

Formulieren Sie das Website-Ziel zusammen mit der gewünschten Besucheraktion und dem angestrebten Geschäftsergebnis. „Ein moderneres Erscheinungsbild“ beschreibt die gestalterische Richtung, erklärt aber nicht das Geschäftsergebnis.

Konkretisieren Sie die Conversion

Legen Sie genau ein primäres Ziel fest. Benennen Sie klar die wichtigste Aktion, die Besucher auf Ihrer Website ausführen sollen.

Beispiel: Ein Immobilienunternehmen in Antalya kann als Hauptziel eine Besichtigungsanfrage über das Formular wählen. Telefonanrufe und Downloads von Exposés können sekundäre Ziele sein.

Halten Sie auch die Erfolgsindikatoren fest. Aktionen wie das Absenden eines Formulars, ein Klick auf die Telefonnummer, eine Anfrage zur Händlerpartnerschaft oder eine Onlinebestellung bestimmen den Messplan.

Halten Sie die Prioritäten Ihrer Ziele fest. Wenn das Vertriebsteam schnell Anfragen gewinnen möchte, können kurze Wege zur Kontaktaufnahme wichtiger sein als eine ausführliche Unternehmensdarstellung.

Unterscheiden Sie die Zielgruppen

Nicht alle Besucher benötigen dieselben Informationen. Definieren Sie separate Nutzerwege für Einkaufsverantwortliche, technische Fachkräfte und Bewerber.

Beantworten Sie für jede Gruppe die folgenden Fragen:

• Mit welcher Frage oder welchem Problem kommt sie auf die Website?
• Welche Nachweise, Dokumente oder Informationen möchte sie sehen?
• Auf welcher Seite soll sie die gewünschte Aktion ausführen?

Wenn Sie bereits eine Website haben, werten Sie Suchdaten, Kundenfragen und Notizen des Vertriebsteams gemeinsam aus. Nehmen Sie die daraus abgeleiteten Prioritäten statt bloßer Annahmen in das Briefing auf.

Strukturieren Sie die Seitenliste als Nutzerreise statt als Menü

Beschränken Sie die Seitenliste nicht auf Menüpunkte. Jede Seite sollte eine Frage der Besucher beantworten oder einen bestimmten Prozessschritt unterstützen.

Ergänzen Sie im Briefing für jede Seite eine kurze Beschreibung. Sie sollte den Zweck der Seite, die wichtigsten Inhaltsblöcke, die zentrale Aktion, die Inhaltsquelle und die für die Freigabe verantwortliche Person enthalten.

• Seitenname und zentrale Frage der Besucher
• Wichtigste Inhaltsbereiche und zentrale Handlungsaufforderung
• Suchintention und Keyword-Thema
• Inhaltsquelle und freigabeverantwortliche Person

Ein B2B-Hersteller kann beispielsweise die Seiten Startseite, Produktgruppen, Branchen, Technische Dokumente, Referenzen und Angebotsanfrage planen. Die Seite Produktgruppen kann die Produktauswahl beschleunigen, während die Seite Technische Dokumente technische Fragen beantworten kann.

Wenn Sie Ihre bestehende Website überarbeiten, listen Sie auch die Webadressen auf, die Besucher verzeichnen, sowie die Inhalte, die erhalten bleiben sollen. Diese Liste hilft Ihnen, den Bedarf an Weiterleitungen frühzeitig zu erkennen.

Um die Sichtbarkeit in Suchmaschinen bereits zu Projektbeginn zu berücksichtigen, prüfen Sie den Leistungsumfang der SEO-Dienstleistung (Suchmaschinenoptimierung) gemeinsam mit der Seitenstruktur. So folgen die Entscheidungen zu Design und Inhalten derselben Richtung.

Weisen Sie Verantwortlichkeiten für Inhalte und Zugänge einzeln zu

Das Designteam kann Texte, Fotos oder technische Dokumente nicht von sich aus erstellen. Wenn die Inhalte unklar bleiben, planen die Teams die Seitenlayouts auf Grundlage von Annahmen.

Das Briefing sollte für jeden Inhalt die verantwortliche Person, den Liefertermin und die freigabeverantwortliche Person nennen. Dieser Ansatz erleichtert den Entscheidungsprozess insbesondere in Unternehmen mit mehreren Abteilungen.

• Texte zur Unternehmensvorstellung und Leistungsbeschreibungen
• Produktinformationen, technische Spezifikationen und Zertifikate
• Vektorbasierte Logodatei, Markenfarben und Schriftarten
• Eigene Fotos oder ein Plan für das Fotoshooting
• Texte, die eine rechtliche Prüfung erfordern, etwa zum türkischen Datenschutzgesetz KVKK, zu Cookies und zu Verkaufsbedingungen
• Zugänge zu Domainverwaltung, Hosting, E-Mail und Analysetools

Tragen Sie keine Passwörter in das Briefing-Dokument ein. Teilen Sie Zugangsberechtigungen über einen sicheren Passwortmanager.

Halten Sie die Inhaltsentwürfe für die wichtigsten Seiten vor der Gestaltung der Bildschirmansichten bereit. So arbeitet die für das Design zuständige Person mit tatsächlichen Überschriftenlängen und konkreten Bildanforderungen.

Diese Vorbereitung hilft Ihnen, im Rahmen des Webdesign-Prozesses Designentscheidungen mit den tatsächlichen Inhalten abzustimmen.

Beschreiben Sie Integrationen anhand von Anwendungsszenarien statt anhand von Bildschirmbezeichnungen

Die Aussage „Es wird eine CRM-Anbindung geben“ liefert nicht genügend Details für ein Angebot. Beschreiben Sie den Datenfluss ausgehend von der Aktion des Nutzers.

Ergänzen Sie für jede Integration das folgende Szenario im Briefing-Dokument:

• Auslösende Aktion: Der Besucher sendet das Formular zur Angebotsanfrage ab.
• Zu übertragende Daten: Name, Telefonnummer, Produktinteresse und Einwilligungspräferenz.
• Ziel: Eintrag im CRM (Customer-Relationship-Management-System) und Benachrichtigung des Vertriebsteams.
• Kontrolle: Wer erhält eine Warnmeldung, wenn das System den Eintrag nicht annimmt, und wer verfolgt den Eintrag nach?

Beschreiben Sie im E-Commerce Anbindungen für Zahlung, Versand, Lagerbestand oder ein ERP-System nach derselben Methode. Betrachten Sie den Verkaufsablauf vor der Entscheidung über die technische Infrastruktur gemeinsam mit dem Leistungsumfang der E-Commerce-Website.

Geben Sie den vorhandenen Kenntnisstand zu API-Zugängen (Programmierschnittstellen), Testkonten, Berechtigungsrollen und Datenfeldern an. Bewerten Sie für individuelle Datenflüsse das Arbeitspaket zur Softwareentwicklung gesondert.

Geben Sie auch an, mit welchen Tools Sie Kennzahlen wie Formularübermittlungen, Klicks auf Telefonnummern und Käufe erfassen möchten. Diese Information präzisiert den Umfang der Analytics-Einrichtung.

Verknüpfen Sie Referenzen mit Entscheidungskriterien und Freigaben mit Projektphasen

Referenzwebsites sind keine Liste zum Kopieren. Geben Sie zu jedem Beispiel an, was Ihnen gefällt und warum dies für Ihre Zielgruppe wichtig ist.

• Menüstruktur, die Produktgruppen übersichtlich darstellt
• Inhaltshierarchie, die technische Erläuterungen gut lesbar hält
• Nutzerführung, die Angebotsanfragen auf mobilen Bildschirmen sichtbar macht
• Ausgewogenes Verhältnis zwischen Bildnutzung und Freiräumen

Ergänzen Sie dieselbe Liste um Elemente, die Sie vermeiden möchten. Dazu können unübersichtliche Menüs, übermäßig viele Pop-ups oder eine Bildsprache gehören, die nicht zu Ihrer Marke passt.

Bestimmen Sie im Freigabeprozess für jede Phase eine einzige entscheidungsverantwortliche Person. Mehrere Teams können Rückmeldungen geben, aber eine Person sollte die abschließenden Anmerkungen zusammenführen.

1. Seitenübersicht und inhaltlicher Rahmen
2. Seitengerüste (Wireframes)
3. Visuelle Designrichtung
4. Testcheckliste nach der Entwicklung
5. Prüfung vor der Veröffentlichung

Die verantwortliche Person sollte am Ende jeder Phase ein einziges Feedback-Dokument bereitstellen. Teilen Sie dem Team feste Termine wie Messen, Kampagnen oder Produkteinführungen zu Projektbeginn mit.

Führen Sie zunächst eine Auswirkungsanalyse durch, wenn eine neue Seite, Sprache, Funktion oder Integration gewünscht wird. Dieses Vorgehen erleichtert es den Teams, nachzuverfolgen, welche Entscheidung freigegeben wurde.

Checkliste für Ihr Webdesign-Briefing

Beantworten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie eine Angebotsanfrage senden. Auch wenn Sie nicht auf jeden Punkt eine endgültige Antwort haben, kennzeichnen Sie unklare Bereiche ausdrücklich.

• Geschäftsziel und primäres Conversion-Ziel
• Vorrangige Besuchergruppen und ihre Aufgaben
• Erforderliche Funktionen zum Start der Website
• Seitenliste und Struktur des Hauptmenüs
• Inhalte und Webadressen der bestehenden Website, die erhalten bleiben sollen
• Verantwortliche für Texte, Bilder und technische Dokumente
• Markendateien und Bildnutzungsrechte
• Integrationsszenarien und Zugangsinformationen
• Mehrsprachigkeit, Benutzerrollen und rechtliche Anforderungen
• Zu messende Besucheraktionen
• Referenzwebsites und zu vermeidende Elemente
• Verantwortliche Person für die Freigabe und Feedbacktermine
• Investitionsrahmen und Prioritätenfolge
• Geplanter Veröffentlichungstermin und externe Abhängigkeiten

Formulieren Sie unklare Themen als Fragen, statt sie offenzulassen. So lassen sich die Punkte, die die Agentur klären muss, im Angebotsgespräch schneller identifizieren.

Ergänzen Sie jeden Punkt um eine Prioritätsangabe. Ideen, die zum Start nicht zwingend erforderlich sind, in einer zweiten Phase anzugehen, sorgt für einen ausgewogeneren Projektplan.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Seiten sollte ein Webdesign-Briefing umfassen?

Wichtiger als die Seitenzahl ist die Klarheit der Entscheidungen. Ein einfaches Projekt für eine Unternehmenswebsite lässt sich auf wenigen Seiten präzisieren. Mehrsprachige Projekte oder Projekte mit zahlreichen Integrationen erfordern zusätzliche Szenarien.

Reicht es aus, der Agentur visuelle Referenzen zu schicken?

Nein. Erläutern Sie, welche Eigenschaft Ihnen an der jeweiligen Referenz gefällt. Notieren Sie außerdem Entscheidungskriterien wie Menüstruktur, Inhaltsaufbau, mobile Nutzung oder visuelle Tonalität.

Sollte ich im Briefing einen Budgetrahmen angeben?

Wenn Sie einen Budgetrahmen angeben, hilft das dabei, den Umfang der Vorschläge auf Ihr Geschäftsziel abzustimmen. Wenn Sie keine konkrete Summe nennen möchten, trennen Sie vorrangige Aufgaben von Ideen für eine zweite Phase.

Kann ich nach der Freigabe eine neue Funktion hinzufügen?

Ja. Beschreiben Sie zunächst das Nutzungsszenario der neuen Funktion. Bewerten Sie anschließend gemeinsam die Auswirkungen auf Zeitplan, Kosten, Design und Technik.

Fazit und nächster Schritt

Wenn Sie Ihren Briefing-Entwurf, Ihre Prioritäten und die vorhandenen technischen Informationen teilen, lässt sich der Projektrahmen klarer definieren. Für die Bereiche Design, Inhalte und Entwicklung können Sie Ihre Angebotsanfrage über KepezWeb einreichen. So können Sie die Entscheidungen innerhalb eines gemeinsamen Plans bewerten.