Web sitesi projesinin kapsamını teklif aşamasından önce netleştirmek için hedef, sayfa, içerik ve onay kararlarını belgeleyin. Bu rehber, brief hazırlarken ekip sorumluluklarını ve teknik bağımlılıkları nasıl yöneteceğinizi açıklar.
Web sitesi projesinde maliyet ve takvim çoğu zaman tasarım ekranından önce netleşir. Bunun için teklif istemeden önce işlevsel bir web tasarım briefi hazırlayın.
Bu belge hedeflerinizi, sınırlarınızı ve ekip sorumluluklarını aynı çerçevede toplar. Ajans teklifini varsayımlarla değil somut kapsam üzerinden oluşturur.
İyi bir brief tasarımı tarif eden uzun bir metin değildir. Doğru soruları yanıtlayan bir proje karar belgesidir.
Aksi halde aynı proje tanımı farklı beklentilere dönüşür. Bu durum teklifleri karşılaştırmayı ve takvimi yönetmeyi zorlaştırır.
Web tasarım briefi teklif sürecini neden güçlendirir?
Bir ajans yalnızca sayfa sayısına bakarak sağlıklı proje planı çıkaramaz. Form alanları, dil seçenekleri, yetkiler, içerikler ve entegrasyonlar iş yükünü doğrudan etkiler.
Brief bu ayrıntıları başlangıçta görünür kılar. Böylece farklı tekliflerde aynı kapsamı, teslimleri ve varsayımları karşılaştırabilirsiniz.
Örneğin “ürün kataloğu” talebi yalnızca ürün sayfalarını anlatmaz. Bu talep filtreleri, teknik dokümanları, teklif formunu, yönetim yetkilerini ve içerik girişini de kapsayabilir.
- Projenin iş hedefini ve öncelikli dönüşümünü belirler.
- Gereksiz talepleri erken aşamada görünür kılar.
- İçerik gecikmelerini proje takviminde hesaba katar.
- Teklif dışında kalacak konuları net biçimde ayırır.
Açılış sürümünde zorunlu olan işleri ikinci aşamaya bırakacağınız fikirlerden ayırın. Bu ayrım bütçe ve süre planını daha gerçekçi kurmanıza yardım eder.
Brief sözleşmenin yerini tutmaz. Ancak ekipler sözleşme kapsamını bu belgeyle daha açık kurar.
Önce iş hedefini ve ziyaretçi görevini yazın
Site hedefini ziyaretçi eylemi ve işletme çıktısıyla birlikte yazın. “Daha modern bir görünüm” tasarım yönünü anlatır ancak iş sonucunu açıklamaz.
Dönüşümü somutlaştırın
Birincil hedef tek olmalıdır. Ziyaretçinin sitenizde gerçekleştirmesini beklediğiniz ana eylemi açıkça belirtin.
Örnek: Endüstriyel ekipman satıcısı ana hedef olarak teklif formu talebini seçebilir. Telefon araması ve teknik doküman indirme ikincil hedefler olabilir.
Başarı işaretlerini de not edin. Form gönderimi, telefon tıklaması, bayi başvurusu veya çevrim içi sipariş gibi eylemler ölçüm planını belirler.
Hedeflerin öncelik sırasını yazın. Satış ekibi hızlı başvuru toplamak istiyorsa uzun kurumsal anlatım yerine kısa yönlendirme akışları öne çıkabilir.
Hedef kitle farklarını ayırın
Her ziyaretçi aynı bilgiye ihtiyaç duymaz. Satın alma sorumlusu, teknik uzman ve iş başvurusu adayı için ayrı kullanıcı yolları tanımlayın.
Her grup için aşağıdaki soruları yanıtlayın:
- Siteye hangi soru veya problemle gelir?
- Hangi kanıtı, belgeyi veya bilgiyi görmek ister?
- Hangi sayfadan harekete geçmesi gerekir?
Mevcut siteniz varsa arama verisini, müşteri sorularını ve satış ekibi notlarını birlikte inceleyin. Varsayım yerine bu kaynaklardan gelen öncelikleri brief belgesine ekleyin.
Sayfa listesini menü değil kullanıcı yolculuğu olarak kurun
Sayfa listesini menü başlıklarıyla sınırlamayın. Her sayfa ziyaretçinin bir sorusunu yanıtlamalı veya belirli bir iş adımını desteklemelidir.
Briefte her sayfa için kısa bir açıklama ekleyin. Sayfanın amacı, öncelikli içerik blokları, ana eylemi, içerik kaynağı ve onay sorumlusu bu açıklamada yer almalıdır.
- Sayfanın adı ve ziyaretçinin temel sorusu
- Öncelikli içerik alanları ve ana yönlendirme
- Arama niyeti ve anahtar kelime teması
- İçerik kaynağı ile onaylayacak kişi
Örneğin bir B2B üretici Ana Sayfa, Ürün Grupları, Sektörler, Teknik Dokümanlar, Referanslar ve Teklif Talebi sayfalarını planlayabilir. Ürün Grupları sayfası ürün seçimini hızlandırırken Teknik Dokümanlar sayfası teknik soruları karşılayabilir.
Mevcut siteyi yeniliyorsanız trafik alan web adreslerini ve korunacak içerikleri de listeleyin. Bu liste yönlendirme ihtiyacını erken fark etmenizi sağlar.
Arama görünürlüğünü proje başında ele almak için SEO (arama motoru optimizasyonu) hizmeti kapsamını sayfa yapısıyla birlikte değerlendirin. Tasarım ve içerik kararları bu şekilde aynı yönde ilerler.
İçerik sorumluluklarını ve erişimleri tek tek atayın
Tasarım ekibi metni, fotoğrafı veya teknik dokümanı kendiliğinden üretemez. İçerik belirsiz kalırsa ekipler sayfa yerleşimlerini varsayımla planlar.
Brief her içerik kaleminin sahibini, teslim tarihini ve onaylayacak kişiyi göstermelidir. Bu yaklaşım özellikle çok departmanlı işletmelerde karar sürecini kolaylaştırır.
- Kurumsal tanıtım metinleri ve hizmet açıklamaları
- Ürün bilgileri, teknik özellikler ve sertifikalar
- Vektörel logo dosyası, marka renkleri ve yazı karakterleri
- Özgün fotoğraflar veya fotoğraf çekim planı
- KVKK, çerez ve satış koşulları gibi hukuk kontrolü gerektiren metinler
- Alan adı, barındırma, e-posta ve analitik araç erişimleri
Şifreleri brief belgesine yazmayın. Yetki paylaşımını güvenli bir parola yöneticisi üzerinden yürütün.
En kritik sayfaların içerik taslaklarını ekran tasarımı öncesinde hazır tutun. Tasarımcı böylece gerçek başlık uzunlukları ve görsel ihtiyaçlarıyla çalışır.
Bu hazırlık web tasarım hizmeti sürecinde tasarım kararlarını gerçek içerikle eşleştirmenize yardım eder.
Entegrasyonları ekran adıyla değil senaryoyla açıklayın
“CRM bağlantısı olacak” ifadesi teklif için yeterli ayrıntı vermez. Veri akışını kullanıcının eyleminden başlayarak anlatın.
Her entegrasyon için aşağıdaki senaryoyu brief belgesine ekleyin:
- Başlatan eylem: Ziyaretçi teklif formunu gönderir.
- Taşınacak veri: Ad, telefon, ürün ilgisi ve izin tercihi.
- Varış noktası: CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) kaydı ve satış ekibi bildirimi.
- Kontrol: Sistem kaydı kabul etmezse kim uyarı alır ve kaydı kim izler?
E-ticarette ödeme, kargo, stok veya kurumsal kaynak planlama sistemi bağlantılarını aynı yöntemle yazın. Satış akışını altyapı kararından önce e-ticaret sitesi kapsamıyla birlikte ele alın.
API (uygulama programlama arayüzü) erişimi, test hesabı, yetki rolleri ve veri alanları konusunda mevcut bilgiyi belirtin. Özel veri akışları için yazılım geliştirme iş paketini ayrı değerlendirin.
Form gönderimi, telefon tıklaması ve satın alma gibi ölçümleri hangi araçlarda izleyeceğinizi de belirtin. Bu bilgi analitik kurulumun kapsamını netleştirir.
Referansları karar ölçütüne, onayı aşamalara bağlayın
Referans siteleri kopyalama listesi değildir. Her örneğin yanında neyi beğendiğinizi ve bunun hedef kitleniz için neden önemli olduğunu belirtin.
- Ürün gruplarını sadeleştiren menü yapısı
- Teknik açıklamayı okunur tutan içerik hiyerarşisi
- Mobil ekranda teklif talebini görünür kılan akış
- Görsel kullanımı ve boşluk dengesi
Aynı listeye kaçınmak istediğiniz unsurları da ekleyin. Karışık menüler, gereğinden fazla açılır pencere veya markanıza uymayan görsel dil bu listeye girebilir.
Onay akışında her aşama için tek karar sahibi seçin. Birden fazla ekip görüş verebilir ancak bir kişi nihai notları birleştirmelidir.
- Sayfa haritası ve içerik çerçevesi
- Sayfa iskeletleri
- Görsel tasarım yönü
- Geliştirme sonrası test listesi
- Yayına alma kontrolü
Sorumlu kişi her aşamanın sonunda tek bir geri bildirim belgesi paylaşmalıdır. Fuar, kampanya veya ürün lansmanı gibi sabit tarihleri proje başlangıcında ekibe bildirin.
Yeni sayfa, dil, fonksiyon veya entegrasyon isteği geldiğinde önce etki değerlendirmesi yapın. Bu disiplin ekiplerin hangi kararın onaylandığını izlemesini kolaylaştırır.
Web tasarım briefi kontrol listesi
Teklif isteği göndermeden önce aşağıdaki maddeleri yanıtlayın. Her maddenin kesin yanıtını bilmeseniz bile belirsiz alanları açıkça işaretleyin.
- İş hedefi ve birincil dönüşüm
- Öncelikli ziyaretçi grupları ve görevleri
- Açılış sürümünde zorunlu fonksiyonlar
- Sayfa listesi ve ana menü yapısı
- Mevcut sitede korunacak içerikler ve web adresleri
- Metin, görsel ve teknik doküman sorumluları
- Marka dosyaları ve görsel kullanım izinleri
- Entegrasyon senaryoları ile erişim bilgileri
- Çok dil, kullanıcı rolü ve hukuk gereksinimleri
- Ölçülecek ziyaretçi eylemleri
- Referans siteler ve kaçınılacak unsurlar
- Onay sorumlusu ile geri bildirim tarihleri
- Yatırım aralığı ve öncelik sırası
- Hedef yayın tarihi ile dış bağımlılıklar
Belirsiz konuları boş bırakmak yerine soru olarak yazın. Ajansın çözmesi gereken başlıklar bu şekilde teklif görüşmesinde daha hızlı ortaya çıkar.
Her maddeye öncelik notu ekleyin. Açılışta zorunlu olmayan fikirleri ikinci aşamada ele almak proje planını daha dengeli tutar.
Sıkça Sorulan Sorular
Web tasarım briefi kaç sayfa olmalı?
Sayfa sayısından çok kararların açıklığı önem taşır. Basit bir kurumsal proje birkaç sayfada netleşebilir. Çok dilli veya yoğun entegrasyonlu projeler ek senaryolar gerektirir.
Ajansa görsel referans göndermek yeterli mi?
Hayır. Her referansın hangi özelliğini beğendiğinizi açıklayın. Menü yapısı, içerik düzeni, mobil kullanım veya görsel ton gibi karar ölçütlerini ayrıca yazın.
Briefte bütçe aralığı paylaşmalı mıyım?
Bütçe aralığı paylaşmanız önerilerin kapsamını iş hedefinizle eşleştirmeye yardım eder. Kesin rakam vermek istemezseniz öncelikli işler ile ikinci aşama fikirlerini ayırın.
Onaydan sonra yeni bir fonksiyon ekleyebilir miyim?
Evet. Önce yeni fonksiyonun kullanıcı senaryosunu yazın. Ardından takvim, maliyet, tasarım ve teknik etkileri birlikte değerlendirin.
Brief taslağınızı, önceliklerinizi ve mevcut teknik bilgilerinizi paylaşmak proje çerçevesini netleştirir. Tasarım, içerik ve geliştirme kalemleri için teklif talebinizi KepezWeb üzerinden iletebilirsiniz. Böylece kararları aynı plan içinde değerlendirebilirsiniz.
