Die Übernahme einer Website ist mit ihrer Veröffentlichung nicht abgeschlossen. Wenn Ihr Unternehmen die Domain, das Hosting, den Quellcode, den Administrationsbereich, die Backups und die Konten bei Drittanbietern überprüft, verringert dies das Risiko späterer Zugriffsprobleme. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Übergabe Schritt für Schritt zu planen.
Eine Checkliste für die Übernahme einer Website ermöglicht es Ihnen, bei der Übernahme einer Website von einer Agentur oder einem Softwareteam nicht nur die sichtbaren Seiten, sondern auch die dahinterliegenden Konten, Daten und technischen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu übernehmen. Auf eine veröffentlichte Website zugreifen zu können und eigenständig Änderungen daran vornehmen zu können, ist nicht dasselbe.
Wenn Ihnen beispielsweise das Passwort für den Administrationsbereich übergeben wird, bedeutet das nicht, dass das Domainkonto oder die Hostingrechnung auf Ihr Unternehmen lautet. Dieser von KepezWeb erstellte Leitfaden führt die Vorbereitung der Übergabe, die Prüfung der Zugriffsrechte, die Dateiübergabe und die Abnahmetests in einem einheitlichen Rahmen zusammen.
Warum sollten bei der Übergabe Zugriffsrechte und Inhaberschaft getrennt betrachtet werden?
Zugriff bedeutet die Berechtigung, ein Konto zu nutzen. Kontoinhaberschaft hingegen bedeutet, die Registrierungsdaten, die Abrechnung, die Verlängerungsbenachrichtigungen, die E-Mail-Adresse zur Kontowiederherstellung und das Recht zur Vergabe von Berechtigungen zu kontrollieren. Administrator in einem Konto eines Dienstleisters zu sein, bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie dieses Konto unter allen Umständen im Namen Ihres Unternehmens verwalten können.
Treffen Sie diese Unterscheidung insbesondere bei Domains, Hosting, Quellcode-Repositories, E-Mail-Diensten, Analysetools und Zahlungsinfrastrukturen. Konten sollten nach Möglichkeit mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens eingerichtet werden; die Agentur oder der Entwickler sollte die erforderlichen Berechtigungen über ein eigenes Benutzerkonto erhalten.
Bei einer Domain reicht der Zugriff auf die DNS-Verwaltung allein nicht aus. Auch das Konto beim Domainregistrar, die Verlängerungsbenachrichtigungen, die Kontaktdaten zur Kontowiederherstellung und die Verwaltung der Multi-Faktor-Authentifizierung sollten geprüft werden. Ausführlichere Entscheidungshilfen zu diesem Thema finden Sie im Leitfaden zur Domainauswahl.
Checkliste zur Website-Übernahme: Prüfen Sie die Kontoinhaberschaft
Der erste Schritt besteht darin, alle mit der Website verbundenen Dienste in einem zentralen Verzeichnis zu erfassen. Fordern Sie nicht nur die Passwörter an, die Ihnen gerade einfallen, sondern dokumentieren Sie für jede Ressource den Kontoinhaber, die Berechtigungsstufe, die Wiederherstellungsmethode und die für die Verlängerung zuständige Person.
| Ressource | Was muss übernommen werden? | Wie lässt sich dies überprüfen? |
|---|---|---|
| Domain und DNS | Konto beim Registrar, Kontaktdaten der berechtigten Personen, DNS-Zone und Verlängerungseinstellungen | Melden Sie sich mit dem Unternehmenskonto an und rufen Sie die Domain und die DNS-Einträge auf. |
| Hosting oder Cloudserver | Zugang zum Verwaltungspanel, Abrechnungsberechtigungen, Serverinformationen und Sicherungseinstellungen | Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Benutzerkonto an und prüfen Sie die Verwaltungsoptionen. |
| Administrationsbereich | Administratorkonto, Benutzerrollen, Inhalts- und Formulareinstellungen | Erstellen Sie einen neuen Testbenutzer und prüfen Sie dessen Berechtigungen. |
| Code und Daten | Quellcode-Repository, Datenbanksicherung, Mediendateien und Versionshinweise | Greifen Sie auf das Repository zu, laden Sie die Dateien herunter und prüfen Sie, ob sich die Sicherung öffnen lässt. |
| Dienste von Drittanbietern | Konten für Analyse, E-Mail, CDN, Sicherheit, Zahlungen und Integrationen | Prüfen Sie den Kontoinhaber, die Benutzerrollen und die Benachrichtigungsadressen. |
Falls das Konto innerhalb eines Unternehmenskontos der Agentur geführt wird, klären Sie schriftlich, ob eine Übertragung technisch möglich ist und welche Alternative infrage kommt. Bei einigen Diensten kann es erforderlich sein, statt einer Kontoübertragung einen neuen Benutzer zum Unternehmenskonto hinzuzufügen oder ein neues Konto anzulegen und die Konfiguration zu übertragen.
Testen Sie die administrativen und technischen Zugänge einzeln
Es reicht nicht aus, dass ein Zugang in der Liste aufgeführt ist; eine autorisierte Person aus Ihrem Unternehmen sollte ihn auf ihrem eigenen Gerät testen und bestätigen. Statt bei der Übergabe gemeinsame Passwörter zu verwenden, ist es für Nachvollziehbarkeit und Sicherheit sinnvoller, für jede verantwortliche Person ein separates Benutzerkonto einzurichten.
- Vollständige Administratorrolle im Content-Management-System oder im individuell entwickelten Administrationsbereich
- Zugang zum Hostingpanel, SFTP- oder SSH-Zugriff und Zugang zum Datenbankverwaltungstool
- Berechtigungen zum Anzeigen und Herunterladen sowie gegebenenfalls zum Veröffentlichen im Quellcode-Repository
- Zugang zur Produktivumgebung und, falls vorhanden, zur Testumgebung
- E-Mail-Postfach für Formularbenachrichtigungen sowie Einstellungen für SMTP oder den E-Mail-Dienst
- Berechtigungen in den Konten für Suchperformance, Traffic-Analyse und Tag-Management
- Verwaltung von CDN, Firewall, Cache und SSL-Zertifikaten
Insbesondere API-Schlüssel, E-Mail-Passwörter und Wiederherstellungscodes sollten nicht im Klartext in ein Dokument aufgenommen werden. Lassen Sie sich diese über den von Ihrem Unternehmen bevorzugten sicheren Passwortmanager oder ein kontrolliertes Freigabeverfahren übermitteln. Falls Schlüssel vorhanden sind, die zuvor von technischen Teams verwendet wurden, sollte auch deren Erneuerung nach einem Plan geprüft werden, der den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt.
Wenn Sie bei einem neuen Projekt die Abnahmekriterien gleich zu Beginn festlegen, verringert dies Unklarheiten bei der Übergabe. Für Seiten, Rollen, Inhalte, Integrationen und Freigabeverantwortliche können Sie den Leitfaden zur Erstellung eines Webdesign-Briefings nutzen.
Zu übergebende Dateien und technische Dokumentation
Die Dateiübergabe besteht nicht nur aus einem Designordner, der an Ihren Computer gesendet wird. Sie umfasst die verständliche Bereitstellung aller technischen Bestandteile, die für Aktualisierungen, Umzüge oder die Fehlerbehebung an der Website benötigt werden. Der Umfang der Dateien kann je nach eingesetzter Infrastruktur variieren; die folgenden Punkte sollten jedoch bei den meisten Projekten berücksichtigt werden.
- Vollständiger Quellcode und Zugriff auf das Repository mit der Versionshistorie, sofern vorhanden
- Datenbankexport sowie Ordner mit hochgeladenen Bildern, Dokumenten und Mediendateien
- Design-Quelldateien, Logodateien sowie Angaben zu verwendeten Schriftarten und Lizenzen
- Technische Hinweise zu den Schritten für Installation, Deployment, Rollback und Wiederherstellung aus einer Sicherung
- Serveranforderungen, Softwareversionen, Abhängigkeiten und Erläuterungen zur Konfiguration
- Verzeichnis der Formulare, Integrationen, Cronjobs und Benachrichtigungsabläufe
- Benutzerrollen im Administrationsbereich sowie Hinweise zur Aktualisierung von Inhalten und zur grundlegenden Bedienung
Für ein Projekt mit zugänglichem Quellcode und einen geschlossenen Softwaredienst gelten möglicherweise unterschiedliche Übergabemodelle. Bei einer geschlossenen Plattform gewinnen statt des Quellcodes die Verwaltungsberechtigungen, Datenexportmöglichkeiten, Konfigurationsinformationen und Nutzungsbedingungen an Bedeutung. Prüfen Sie auch die Nutzungs- und Übertragungsbedingungen für Themes, Plugins, Bilder oder Softwarelizenzen anhand der Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Führen Sie vor dem Go-live einen Abnahmetest durch
Führen Sie in der letzten Phase der Übergabe technische und betriebliche Prüfungen gemeinsam durch. Ziel ist nicht nur, dass die Website auf dem Bildschirm korrekt aussieht, sondern dass Ihr Unternehmen seine grundlegenden Vorgänge eigenständig verwalten kann. Halten Sie die Prüfungen nach Möglichkeit Punkt für Punkt im Übergabeprotokoll fest.
- Melden Sie sich in einem anderen Browser oder in einer privaten Browsersitzung mit Ihrem Unternehmenskonto bei allen wesentlichen Verwaltungsoberflächen an.
- Aktualisieren und veröffentlichen Sie einen Inhalt mit geringem Risiko, beispielsweise eine Seite, ein Menü, ein Bild oder eine Kontaktangabe.
- Testen Sie das Kontaktformular und prüfen Sie, ob die Benachrichtigung im richtigen E-Mail-Postfach eingeht.
- Vergewissern Sie sich, dass die Sicherungsdatei vorhanden ist und sich in einer geeigneten Testumgebung öffnen lässt.
- Führen Sie stichprobenartige Prüfungen der mobilen Darstellung, der grundlegenden Browserkompatibilität, der Weiterleitungen und der Fehlerseiten durch.
- Überprüfen Sie Aspekte der Barrierefreiheit wie die Bedienbarkeit der Inhalte per Tastatur, Alternativtexte und Formularfelder. Nutzen Sie dafür die Prüfschritte zur Barrierefreiheit von Websites.
Prüfen Sie bei Onlineshops zusätzlich die Abläufe für Produkte, Lagerbestände, Bestellbenachrichtigungen, Versand, Rechnungen und Zahlungen. Statt Transaktionen im Live-Zahlungsbetrieb durchzuführen, sollten Sie, sofern vorhanden, die Testumgebung des Anbieters und das im Projektumfang vorgesehene sichere Testverfahren bevorzugen. Um bei Projekten mit einer Buchhaltungsanbindung zu verstehen, welche Bereiche der Datenfluss umfasst, nutzen Sie den Leitfaden zur Buchhaltungsintegration im E-Commerce.
Klären Sie das Übergabeprotokoll und die anschließenden Zuständigkeiten
Erstellen Sie nach Abschluss der technischen Übergabe ein kurzes, aber detailliertes Übergabeprotokoll. Dieses Dokument macht nachvollziehbar, welche Zugänge erteilt wurden und welche Punkte später behandelt werden. Für jede Ressource können der Kontoname, der berechtigte Benutzer, der Status der Zugangsprüfung, die Kontaktdaten zur Kontowiederherstellung, Hinweise zur Lizenz oder zum Abonnement sowie die verantwortliche Person aufgeführt werden.
Legen Sie die Zuständigkeiten für laufende Aufgaben wie Wartung, Inhaltspflege, Sicherheitsupdates, Hostingverlängerungen und Fehlerbehebung gesondert fest. Lesen Sie den vertraglich vereinbarten Übergabeumfang, die Nutzungsrechte und die Bedingungen für fortlaufende Dienstleistungen zusammen mit den Projektunterlagen. Holen Sie bei Auslegungsfragen Unterstützung von den zuständigen Fachleuten ein.
Überprüfen Sie abschließend temporäre Benutzerkonten und nicht mehr benötigte Zugänge. Klären Sie jedoch vor dem Entfernen eines Benutzers oder dem Ändern eines Passworts mit dem technischen Team, ob die mit der Website verbundenen Dienste diesen Zugang benötigen. Dieser Ansatz hilft, unnötige Berechtigungen zu reduzieren und zugleich das Risiko von Betriebsunterbrechungen zu begrenzen.
Häufig gestellte Fragen
Reicht es für die Übergabe aus, das Passwort für die Domain zu erhalten?
Nein. Es sollte auch geprüft werden, in welchem Konto bei welchem Registrar die Domain verwaltet wird, wer der Kontoinhaber ist, wohin die Verlängerungsbenachrichtigungen gesendet werden und wer die DNS-Einträge verwalten kann.
Gilt die Website als übernommen, wenn der Quellcode nicht übergeben wird?
Das hängt von der technischen Grundlage des Projekts und dem Vertragsumfang ab. Bei individuellen Entwicklungen können Quellcode, Datenbank und Installationshinweise wichtig sein. Bei geschlossenen Plattformen stehen hingegen der Umfang des Verwaltungszugangs, die Möglichkeiten zum Datenexport und die Konfigurationsinformationen im Vordergrund.
Wie sollten Analysetools verwaltet werden, die im Agenturkonto eingerichtet wurden?
Bitten Sie darum, für Ihr Unternehmen einen Benutzer mit einer angemessenen Berechtigungsstufe hinzuzufügen. Übertragen Sie, sofern die Plattform dies unterstützt, die Inhaberschaft und die Benachrichtigungseinstellungen auf Ihr Unternehmenskonto. Ist dies nicht möglich, halten Sie das Zugriffsmodell und die Verantwortlichen im Übergabedokument fest.
Welche Zugänge sollten nach der Übergabe deaktiviert werden?
Temporäre Konten, nicht genutzte persönliche Benutzerkonten und Berechtigungen außerhalb des Projektumfangs sollten überprüft werden. Vor der Deaktivierung müssen die von der Live-Website verwendeten Dienstkonten, Integrationen und Automatisierungen geprüft werden.
Fazit und nächster Schritt
Bei einem neuen Websiteprojekt oder der Übernahme Ihrer bestehenden Website können Sie diese Checkliste an Ihren Projektumfang anpassen. KepezWeb kann Sie dabei unterstützen, Ihren Bedarf in den Bereichen Webdesign und technische Übergabe gemeinsam zu bewerten. Für Ihr Projekt können Sie über das Angebotsformular Kontakt aufnehmen.
